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1 Algunos Consejos de Compra
ISi usted está en búsqueda de un sistema nuevo de facturación, punto de venta, CRM, gestión de reclamos, mediación, aprovisionamiento, activaciones u otras aplicaciones similares de soporte operacional, las siguientes son algunas consideraciones muy importantes que pueden marcar la diferencia entre una decisión correcta y rentable y un error potencialmente costoso:

“Puede Hacer” Frente a “Hace”
“Puede hacer” y “Hace” son frases que se utilizan comúnmente en la mayoría de las presentaciones de ventas de software. Por lo general describen la capacidad de funcionalidades existentes para satisfacer las expectativas de compradores en dos maneras opuestas.

Es cierto que con un presupuesto de personalización bastante grande, la mayoría de software “puede hacer” cualquier cosa. Sin embargo, en la comparación de las aplicaciones, lo mejor es buscar la que ya “hace” la mayor parte de la funcionalidad que es crítica y requerida para las operaciones diarias de la empresa. Después de todo, ¿para qué capacitar una compañía de software para satisfacer sus necesidades, pagar por la personalización, esperar a que sea entregada y luchar a través de los procesos de prueba y refinación cuando otra aplicación ya ha pasado por estos procesos y es madura, refinada y lista para funcionar?

En otras palabras, “puede hacer” es otra manera de decir “no hace”, y es un riesgo que debe ser analizado cuidadosamente considerando los costos adicionales, retrasos en el tiempo de comercialización y el potencial de recibir un producto que requiere refinamiento a un costo adicional. Aun así, “hace” no siempre significa que es hecho con elegancia. Por lo tanto, para verificar la funcionalidad más crítica, contacte las referencias del proveedor y pídales su opinión respecto a lo completo, el valor operacional y confiabilidad de dicha funcionalidad. De lo contrario, “hace” puede llegar a ser más una cuestión de interpretación del proveedor que el cumplimiento de las necesidades reales.

El Precio vs. Costo

Todo software de apoyo operativo tiene un “precio” y un “costo”.
Mientras que su “precio” es generalmente el monto de la compra, el “costo” de operación total (TOC) puede convertirse fácilmente en una cantidad totalmente diferente. Esto es porque el verdadero TOC de software está determinada por la / + – suma de los siguientes factores:

  • Precio de Compra
  • Costos de Personalización
  • Costos de Migración
  • Costos de Capacitación
  • Costos de Personal
  • Impacto en los ingresos
  • Aplicaciones requeridas de terceros
  • Precisión en Contabilidad
  • Automatización de Procesos
  • Costos de Soporte y de Operación
  • Escalabilidad
  • Integración
  • Vida del Producto
  • Impacto de Valoración de Mercado

Con demasiada frecuencia, estos factores potencialmente costosos o factores de ahorro de costes pasan a segundo plano en el proceso de toma de decisiones de compra basado en el precio o descuentos ofrecidos en la oferta. De hecho, algunos compradores repiten este error varias veces. En realidad, la mayoría de los vendedores están conscientes de los precios, la capacidad y los niveles de apoyo que ofrecen los productos de sus competidores, y en consecuencia posicionan sus propias soluciones. Así que, aunque no siempre es el caso, las soluciones menos costosas y con los mayores descuentos pueden llegar a ser, en última instancia, el más caro de poseer a través del tiempo. Es todo una cuestión de costo real detrás de cada una de las consideraciones mencionadas anteriormente.

Por ejemplo, supongamos que el precio del Software A es de $1.20, y el costo anual del soporte es de $0,20. Mientras tanto, su funcionalidad incluida, automatización de procesos y la capacidad de apoyo operativo resultan en un ahorro anual, por reducción de personal, de $0.15 dólares y un aumento anual de ingresos de $ 2.00 por la buena voluntad, clientes nuevos y mejor retención de clientes existentes. Si se amortiza en 5 años, su verdadero costo se calcula como $1.20 + (5 x $0.20) – 5 x ($0.15 + $2.00) = <$8.55> (ganancias).

Ahora, supongamos que el precio del Software B es de $1.00, y el costo anual del soporte es de $0.18.

Sin embargo, su funcionalidad moderada añade $0.30 para comprar complementos y personalización crítica para el negocio, $0.25 para personal adicional, $0.35 en fuga de ingresos, clientes y buena voluntad, y $0.05 en soporte de software agregado. Si se amortiza en 5 años, su verdadero costo se calcula como $1.00 + $0.30 + 5 x ($0.18 + $0.25 + $0.35 + $0.05) = $5.45 (pérdidas).

Esto es una diferencia en rendimiento neto de la inversión (ROI) de $14.00, en 5 años.

Por otra parte, si software A goza de buen soporte, Software A podría tener una vida útil de más de 20 años. Mientras tanto, software B pudiera requerir el reemplazo total en tan sólo 3 años o menos.

Cuando las cifras del ejemplo se refieren al precio típico de un sistema OSS, muchos millones de dólares están en riesgo. Además, cuando migraciones múltiples son necesarias en un corto período de tiempo, el desgaste de personal y el deterioro de las relaciones con los clientes pueden ser inconmensurables.
Nada de esto pretende dar a entender que la compra del software más caro garantiza el mejor retorno de la inversión. Eso casi nunca es cierto. En cambio, el objetivo es conseguir el mejor software por el mejor precio.

En primer lugar, se debe dar prioridad a las opciones de acuerdo al porcentaje de coincidencia con los requisitos operativos cotidianos, sin desbordase por un producto con una gran cantidad de funciones adicionales que quizá nunca las necesiten. Esto se puede hacer a través de material impreso y en línea, demostraciones de productos, análisis de brechas, y poniéndose en contacto con los usuarios existentes. Después de eso, compare cuidadosamente las diferencias entre los productos a través de los factores mencionados. La elección correcta suele ser muy evidente.

Soluciones Temporales

En el mundo de la facturación recurrente y OSS, un buen software puede hacer que grandes cosas sucedan. Por el contrario, una solución que sea mediocre o débil puede tener el efecto contrario de perder ingresos, oportunidades y clientes. Como resultado, cuando las consideraciones financieras o de negocio se están inclinando hacia la adquisición de una solución temporal menos que perfecta, es un buen momento para considerar cuidadosamente las consecuencias. Un punto que a menudo se pierde de vista en este proceso es que un buen software proporciona un rendimiento mejor y más rápido de la inversión que un software que no es tan bueno.

A modo de comparación, usted puede iniciar una empresa de movimiento de tierra con una pala y un cubo como manera temporal de realizar su actividades empresariales. Sin embargo, una pala mecánica y camiones de volquete serían una mejor opción. Un software de soporte operativo funciona de la misma manera.
Mientras tanto, el proceso de reemplazar una solución temporal puede ser costoso, largo y agotador para el personal y para los clientes por igual. Casi siempre se requiere de migración de datos, replicación de parámetros de configuración y capacitación adicional de personal. Esto puede tomar de 6 a 12 meses o más y decenas o cientos de miles de dólares para terminar. Además, esto puede afectar las operaciones diarias durante todo el período de migración. La pregunta es, ¿vale la pena empezar con un software temporal dados los presuntos ahorros?, o hay otras opciones que encajan con el presupuesto y eliminan el paso intermedio de una solución temporal?

Una posible opción es negociar las condiciones de pago que permiten que los beneficios paguen por sí mismos. Por ejemplo, vamos a suponer que el costo mensual del software permanente (Software A) es de $ 25K en 36 meses, y el software temporal (Software B) es de $15K en el mismo período. El proveedor de software A puede estar dispuesto a extender el período de pagos a 60 meses, lo que reduce la cantidad mensual a aproximadamente $19K y / o puede tomar un pago más grande al final para reducir aún más la cantidad mensual. Alternativamente, el vendedor puede estar dispuesto a coincidir con el pago más bajo en el primer año y escalar la cantidad durante los años restantes

Otra posible opción es pedir a los proveedores de soluciones permanentes que muestren las características o funcionalidades que pudieran generar ingresos inmediatos que pueden cerrar la brecha de costos de una solución temporal. Por ejemplo, vamos a suponer que el costo mensual del software permanente (Software A) es de $ 25 mil, y el costo mensual de software temporal (Software B) es de $ 15K. Si el Software A tenía solo una función que podía generar $5 más por abonado mensualmente que el Software B, sólo se requeriría 2.000 suscriptores para que esa función compense la diferencia. El resto es dinero en el banco.

El punto de estas opciones es comenzar con un software sólido hoy pueda abarcar los requisitos actuales y de crecimiento futuro, sin los residuos y compromisos de una solución temporal que después se va a desechar.

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